Que faut-il savoir sur l’archivage physique ?

Les archives sont définies comme un ensemble de documents que toute personne physique ou morale produit ou reçoit pendant l’exercice de son activité. Elles sont regroupées en trois grandes catégories. La première catégorie concerne les archives courantes. Quant à la deuxième catégorie, elle regroupe les archives intermédiaires. La dernière catégorie concerne les archives définitives.

Comme leur nom l’indique, les archives courantes sont des archives qui ont rapport avec des documents que vous consultez régulièrement. Quant aux archives intermédiaires, elles ne sont pas courantes, mais concernent des documents que l’entreprise peut être amenée à consulter régulièrement. Cela est différent des archives définitives qui ont juste l’obligation d’être conservées sans qu’il n’y ait de limitation au niveau de la durée.

Sur le plan juridique, les entreprises ont l’obligation de conserver bon nombre de documents. Cette loi concerne également les particuliers. Parmi les documents à conserver, vous trouverez les documents comptables, financiers, fiscaux et autres. En choisissant l’externalisation des archives, vous garantissez une conservation sécurisée de vos archives. Ce choix conduit à la mise en place d’une politique d’archivage ainsi que d’un plan de classement. Tous ces outils permettent une gestion plus efficiente de vos archives, quelle que soit leur taille ou encore leur nature. Les archives sont triées de sorte que vous puissiez en faire usage rapidement dès que le besoin se fait sentir.

Arcalys est le spécialiste de l’externalisation des archives depuis plus de 20 ans à Paris, en Île-de-France et dans le Grand-Est. Pour répondre efficacement aux besoins des entreprises et même des particuliers, cette société d’archivage met à votre disposition plusieurs centres de conservation des archives. Ceux-ci respectent les normes en vigueur et garantissent la sécurité de vos archives physiques. Contactez dès maintenant Arcalys pour demander un audit de votre système d’archivage et finaliser l’externalisation des archives.